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Veja quando terceirizar serviços pode ser necessário

administração

01/08/2018

Toda necessidade de mudança na estrutura da empresa emite sinais claros para o gestor. Sejam elas positivas, que acarretem em ampliação e expansão das atividades, ou alterações derivadas de momentos de crise, nos quais há necessidade de adequação para a manutenção do funcionamento da empresa.

Em uma corretora de seguros não é diferente. Mudanças estruturais sempre darão sinais nítidos. Assim, com um olhar mais criterioso, você saberá que é o momento de investir em algumas questões essenciais que estejam sendo demandadas naquele instante.

Uma das mais proeminentes é a terceirização de serviços.

Veja, abaixo, alguns sinais que podem indicar o momento de terceirizar serviços em sua corretora:

1. Crescimento da empresa maior do que a estrutura atual
Um dos principais sinais de que é hora de terceirizar processos da sua corretora de seguros é quando o crescimento começa a ficar insustentável.

Ou seja, é o momento em que a estrutura atual para de comportar as demandas geradas no dia a dia.

Há duas opções nesse momento: contratar novos funcionários, o que pode pesar na folha de pagamento no momento, ou então terceirizar o serviço.

Ganha-se produtividade com essa última opção, já que conseguirá recuperar a capacidade de produção por meio de novas pessoas, sem onerar consideravelmente o orçamento da empresa.

Caso seja necessário, pode-se pensar em uma contratação futura, quando a estrutura da organização comportar esses novos funcionários sem gerar perda financeira e queda na qualidade dos serviços prestados.

2. Necessidade de otimização de processos
Muitos dos serviços operacionais podem estar apontando necessidade de otimização, a fim de manter ou potencializar a produtividade necessária para atender a demanda.

É o caso, por exemplo, de aumento na demora do atendimento de sinistros.

Se os funcionários não estão conseguindo dar conta desse processo, a terceirização para uma empresa especializada nesse procedimento específico pode ser uma solução interessante.

Por se dedicarem essencialmente a esse ponto do processo, podem realizar o trabalho com mais eficiência e em menos tempo.

Além disso, seus colaboradores poderão se dedicar a outras atividades analíticas e estratégicas que são igualmente importantes para o funcionamento da corretora.

3. Existência de gargalos no setor de vendas
Outro sinal claro da necessidade de terceirização de serviços em sua corretora é por meio da identificação da existência de gargalos no setor de vendas.

Se, por exemplo, verifica-se que o cliente entra em contato, faz a cotação, demonstra interesse, mas a aquisição não vai a frente, é porque há algum problema no setor de vendas que pode comprometer a situação.

Pode ser uma dificuldade em lidar com as informações repassadas, excesso de dados que não estão conseguindo ser analisados ou inexperiência para lidar com vendas em si.

A terceirização poderá ser útil, a fim de resolver o gargalo por intermédio de especialistas que saberão como lidar com os dados recebidos e converter os contatos em um maior número de contratos fechados.

4. Altas taxas de cancelamento de contratações
Outro sinal claro — e mais perigoso ainda — da necessidade de terceirizar serviços em sua corretora de seguros é por meio da mensuração das taxas de cancelamento de contratações.

Quando um cliente desiste do serviço, é um indício claro de que as coisas não vão bem.

Muitas vezes isso é causado pelos seguintes pontos:

falta de esclarecimento sobre os benefícios do serviço;
demora no atendimento em caso de dúvidas e/ou reclamações;
atendimento ruim ao cliente, com indelicadezas, falta de educação e tratamento inadequado;
falta de contato para renovação do seguro próximo ao fim do seu período de vigência.
Muitos desses fatores podem ser atenuados e/ou reduzidos por meio da terceirização, seja na contratação de equipes que prestarão o serviço de atendimento, seja para contratação de pessoas para trabalhar especificamente com o setor de vendas.

Com isso, consegue-se também aumentar a retenção de clientes.

5. Reclamações excessivas sobre atendimento ao cliente
Em algumas corretoras de seguro não há a separação entre o setor de atendimento e os demais.

Isso pode funcionar enquanto há poucos clientes e a empresa for menor.

Porém, com o crescimento desejado e, principalmente, quando ele é maior do que a estrutura comporta, pode haver prejuízos.

As funções dos colaboradores passam a se acumular e, dificilmente, torna-se possível exercer todas as competências de forma a manter a qualidade e a excelência como deveria.

Por exemplo, quem está responsável por realizar a cotação e, ao mesmo tempo, resolver dúvidas de clientes, pode demorar para realizar uma das atividades, ou então, até mesmo, ter um tratamento descortês ou abaixo do esperado.

Com isso, o número de reclamações sobre esse setor aumenta consideravelmente, seja diretamente com a empresa ou nos perfis de redes sociais (Facebook, Instagram ou em sites como o Reclame Aqui).

A terceirização alivia esse acúmulo de funções, permitindo que os funcionários contratados da empresa consigam exercer suas atividades com excelência, delegando uma delas (atendimento, por exemplo), para uma equipe terceirizada.

6. Funcionários não conseguem atender às demandas em tempo hábil
Um outro sinal de que está na hora de terceirizar serviços em sua corretora é quando há dificuldade em atender as demandas em tempo hábil, ou seja, quando há uma queda proeminente no cumprimento das metas estabelecidas pela corretora.

Isso pode significar, por exemplo, que determinado setor da empresa está com excesso de demandas e, por isso, não consegue cumpri-las em tempo hábil sem aumentar a equipe.

A terceirização pode ser útil nos casos em que sabe-se ser um problema sazonal, ou seja, a contratação é realizada para suprir o aumento pontual de trabalhos, ou então de forma permanente, aliviando seus funcionários.

7. Necessidade de redução de gastos com folha de pagamento
Outro sinal de que é hora de terceirizar serviços é quando, por motivos diversos, há a necessidade de redução de gastos com a folha de pagamento.

Os gastos com contratação vão muito além do que simplesmente o pagamento dos salários.

Há também todos os encargos envolvidos no processo, como pagamento de INSS, FGTS e 13º salário.

Quando a terceirização ocorre, você paga apenas pelo serviço prestado pelos funcionários da empresa prestadora.

Os demais custos devem ser arcados pela contratada, de forma a diminuir os gastos com folha de pagamento da sua corretora.

Essa pode ser uma solução importante no momento de contenção de gastos, mas que não pode diminuir o fluxo de trabalho, a fim de atender as demandas dos clientes.

Conclusão
Terceirizar serviços em sua corretora é, além de uma boa estratégia, uma solução necessária quando os sinais que listamos anteriormente começam a surgir.

Isso porque, caso contrário, pode-se ter problemas com queda de produtividade, custos excessivos, perda de clientes, entre outros.

Outra solução para todos os pontos mencionados acima são os softwares para corretoras de seguros.

Fonte: TEx




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